En planering som vet hur mycket tid ni har
flow@work lägger in uppgifterna i veckan utifrån varje persons arbetstid, frånvaro och möten. När något ändras räknas planen om, så att den stämmer på torsdagen också och inte bara på måndagsmorgonen.
Vi lanserar inom kort.
Varför vi bygger det här
I de flesta planeringsverktyg går det att lägga hur många uppgifter som helst på en person. Planen ser rimlig ut på måndagen, och på onsdagen har den redan spruckit.
Vi ville ha ett verktyg som räknar med att arbetsdagen tar slut, att det finns möten och att folk ibland är lediga. Då syns det också i förväg när en vecka inte går ihop.
Hur planeringen fungerar
- Arbetstiden är utgångspunkten
- Varje person har ett veckoschema med arbetstider, lunch och raster. Det som blir kvar är den tid som går att planera. Är någon ledig en dag, eller börjar senare, ändrar man bara den dagen.
- Uppgifterna planeras in automatiskt
- En uppgift med ansvarig och tidsuppskattning hamnar där det finns plats, med hänsyn till prioritet och deadline. Varje natt görs planen om utifrån det som hänt under dagen. Ska något ligga på en bestämd tid går det att låsa.
- Möten räknas bort
- Koppla din Outlook-kalender (Microsoft 365) eller Google Kalender, så dras mötena av från den tid som går att planera och syns i din veckovy. Vi hämtar bara tid och rubrik för mötena, aldrig deltagare eller innehåll, och ni kan välja att bara läsa ledig eller upptagen.
- Du ser när det blir för mycket
- Veckovyn visar hur full varje dag är. En överbokad dag märks medan det fortfarande går att göra något åt den.
- Plan och utfall
- När du öppnar en dag sparas planen som den såg ut då. I efterhand kan du jämföra den med den tid du faktiskt lade, och med kostnaden om ni följer upp den.
Återkommande uppgifter och årshjul
Återkommande uppgifter
Arbete som ska göras med jämna mellanrum läggs upp en gång som en uppgiftsmall. Du bestämmer intervallet, till exempel varannan vecka, första måndagen i varje månad eller i mars och september varje år. Uppgifterna skapas automatiskt några veckor i förväg, med ansvarig, tidsuppskattning och checklista, och planeras sedan in som vilka uppgifter som helst.
Årshjulet
Årshjulet samlar alla återkommande uppgifter för ett år och visar hur många det blir varje månad och hur mycket tid de tar. Du kan se hela företaget eller en enskild enhet, och tunga månader syns långt innan de kommer.
| Återkommande uppgift | Jan | Feb | Mar | Apr | Maj | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dec | Totalt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Brandskyddsrond | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 12 |
| Skyddsrond | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | ||||||||
| Service truckar | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 6 | ||||||
| Inventering lager | 1 | 1 | 2 | ||||||||||
| Städrond verkstad | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 26 |
| Planerad tid | 4 h | 2 h | 7,5 h | 2 h | 4 h | 11 h | 4 h | 2 h | 7 h | 2,5 h | 4 h | 11 h | 61 h |
Processer i flera steg
Arbete som görs på samma sätt varje gång kan sparas som en mall. Du ritar upp stegen och vilka som hänger ihop. Steg som inte väntar på något annat kan göras parallellt.
- Varje steg kan tilldelas en roll eller den som startar processen.
- Ändringar i mallen påverkar bara processer som startas efteråt.
- Pågående och avslutade processer följs på en egen board.
Det här finns också
Board
Uppgifter flyttas mellan statusar enligt bestämda regler. Det som väntar på en annan uppgift markeras som blockerat automatiskt.
Uppföljning
När en uppgift är klar kan systemet föreslå en uppföljning. Det finns också en gräns för hur många gånger något får skjutas upp.
Rondering och 5S
Återkommande ronderingar och 5S-genomgångar hanteras som egna typer av uppgifter.
Nyckeltal
Försenade uppgifter, veckans flöde och hur belastningen fördelas i teamet, för hela företaget eller per avdelning.
Organisation och resurser
Avdelningar och team, och fysiska resurser som lokaler och maskiner. Var och en väljer om gränssnittet ska vara på svenska, engelska, tyska eller norska.
Inloggning med arbetskonto
Logga in med ditt arbetskonto från Microsoft 365 eller Google Workspace. Ni kan stänga av inloggning med lösenord och kräva tvåstegsverifiering. Behörigheter styrs per roll.
Vill du testa när vi öppnar?
Lämna din e-postadress så hör vi av oss när det är dags.