En plan som vet hvor mye tid dere har
flow@work legger oppgavene inn i uken ut fra hver persons arbeidstid, fravær og møter. Når noe endrer seg, regnes planen om, slik at den stemmer på torsdag også og ikke bare mandag morgen.
Vi lanserer om kort tid.
Hvorfor vi lager dette
I de fleste planleggingsverktøy kan man legge så mange oppgaver man vil på én person. Planen ser grei ut på mandag, og på onsdag har den allerede sprukket.
Vi ville ha et verktøy som regner med at arbeidsdagen tar slutt, at det finnes møter og at folk av og til har fri. Da ser man også i forkant når en uke ikke går opp.
Slik fungerer planleggingen
- Arbeidstiden er utgangspunktet
- Hver person har en ukeplan med arbeidstid, lunsj og pauser. Det som blir igjen, er tiden som kan planlegges. Har noen fri en dag eller begynner senere, endrer man bare den dagen.
- Oppgavene planlegges automatisk
- En oppgave med ansvarlig og tidsestimat havner der det er plass, med hensyn til prioritet og frist. Hver natt lages planen på nytt ut fra det som skjedde i løpet av dagen. Skal noe ligge på et bestemt tidspunkt, kan det låses.
- Møter trekkes fra
- Koble til Outlook-kalenderen (Microsoft 365) eller Google Kalender, så trekkes møtene fra tiden som kan planlegges og vises i ukevisningen din. Vi henter bare tidspunkt og tittel på møtene, aldri deltakere eller innhold, og dere kan velge å bare lese ledig eller opptatt.
- Du ser når det blir for mye
- Ukevisningen viser hvor full hver dag er. En overbooket dag merkes mens det fortsatt er mulig å gjøre noe med den.
- Plan og resultat
- Når du åpner en dag, lagres planen slik den så ut da. Etterpå kan du sammenligne den med tiden du faktisk brukte, og med kostnaden hvis dere følger den opp.
Tilbakevendende oppgaver og årshjul
Tilbakevendende oppgaver
Arbeid som skal gjøres med jevne mellomrom, settes opp én gang som en oppgavemal. Du bestemmer intervallet, for eksempel annenhver uke, første mandag i hver måned eller i mars og september hvert år. Oppgavene opprettes automatisk noen uker i forveien, med ansvarlig, tidsestimat og sjekkliste, og planlegges deretter inn som alle andre oppgaver.
Årshjulet
Årshjulet samler alle tilbakevendende oppgaver for et år og viser hvor mange det blir hver måned og hvor mye tid de tar. Du kan se hele bedriften eller én enhet, og travle måneder synes lenge før de kommer.
| Tilbakevendende oppgave | Jan | Feb | Mar | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Des | Totalt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Brannvernrunde | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 12 |
| Vernerunde | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | ||||||||
| Service truck | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 6 | ||||||
| Varetelling lager | 1 | 1 | 2 | ||||||||||
| Rengjøringsrunde verksted | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 26 |
| Planlagt tid | 4 t | 2 t | 7,5 t | 2 t | 4 t | 11 t | 4 t | 2 t | 7 t | 2,5 t | 4 t | 11 t | 61 t |
Prosesser i flere steg
Arbeid som gjøres på samme måte hver gang, kan lagres som en mal. Du tegner opp stegene og hvordan de henger sammen. Steg som ikke venter på noe annet, kan gjøres parallelt.
- Hvert steg kan tildeles en rolle eller den som starter prosessen.
- Endringer i malen gjelder bare prosesser som startes etterpå.
- Pågående og avsluttede prosesser følges på en egen tavle.
Dette finnes også
Tavle
Oppgaver flyttes mellom statuser etter faste regler. Det som venter på en annen oppgave, markeres automatisk som blokkert.
Oppfølging
Når en oppgave er ferdig, kan systemet foreslå en oppfølging. Det er også en grense for hvor mange ganger noe kan utsettes.
Inspeksjon og 5S
Gjentakende inspeksjonsrunder og 5S-gjennomganger håndteres som egne oppgavetyper.
Nøkkeltall
Forsinkede oppgaver, ukens flyt og hvordan belastningen fordeles i teamet, for hele bedriften eller per avdeling.
Organisasjon og ressurser
Avdelinger og team, og fysiske ressurser som lokaler og maskiner. Hver bruker velger om grensesnittet skal være på svensk, engelsk, tysk eller norsk.
Innlogging med jobbkonto
Logg inn med jobbkontoen din fra Microsoft 365 eller Google Workspace. Dere kan slå av innlogging med passord og kreve tostegsbekreftelse. Tilganger styres per rolle.
Vil du teste når vi åpner?
Legg igjen e-postadressen din, så tar vi kontakt når det er klart.