Eine Planung, die weiß, wie viel Zeit Sie haben
flow@work verteilt Aufgaben über die Woche, abhängig von Arbeitszeit, Abwesenheiten und Terminen jeder Person. Ändert sich etwas, wird der Plan neu berechnet. So stimmt er auch am Donnerstag noch und nicht nur am Montagmorgen.
Wir starten in Kürze.
Warum wir das bauen
In den meisten Planungstools lassen sich einer Person beliebig viele Aufgaben zuweisen. Am Montag sieht der Plan vernünftig aus, am Mittwoch ist er schon nicht mehr zu halten.
Wir wollten ein Werkzeug, das damit rechnet, dass der Arbeitstag ein Ende hat, dass es Termine gibt und dass Leute auch mal nicht da sind. Dann sieht man rechtzeitig, wenn eine Woche nicht aufgeht.
So funktioniert die Planung
- Die Arbeitszeit ist der Ausgangspunkt
- Jede Person hat einen Wochenplan mit Arbeitszeiten, Mittagspause und Pausen. Was übrig bleibt, ist die planbare Zeit. Ist jemand einen Tag nicht da oder fängt später an, ändern Sie nur diesen Tag.
- Aufgaben werden automatisch eingeplant
- Eine Aufgabe mit verantwortlicher Person und Zeitschätzung landet dort, wo Platz ist, unter Berücksichtigung von Priorität und Frist. Jede Nacht wird der Plan anhand des Tagesgeschehens neu erstellt. Was zu einer festen Zeit stattfinden muss, lässt sich fixieren.
- Termine werden abgezogen
- Verbinden Sie Ihren Outlook-Kalender (Microsoft 365) oder Google Kalender, dann werden Termine von der planbaren Zeit abgezogen und in Ihrer Wochenansicht angezeigt. Wir lesen nur Zeit und Titel eines Termins, nie Teilnehmende oder Inhalte, und Sie können festlegen, dass nur frei/belegt gelesen wird.
- Sie sehen, wenn es zu viel wird
- Die Wochenansicht zeigt, wie voll jeder Tag ist. Ein überbuchter Tag fällt auf, solange man noch etwas daran ändern kann.
- Plan und Ergebnis
- Wenn Sie einen Tag öffnen, wird der Plan so gespeichert, wie er in dem Moment aussah. Danach können Sie ihn mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen, und mit den Kosten, wenn Sie diese erfassen.
Wiederkehrende Aufgaben und Jahresrad
Wiederkehrende Aufgaben
Arbeit, die in regelmäßigen Abständen anfällt, wird einmal als Aufgabenvorlage angelegt. Sie bestimmen das Intervall, zum Beispiel alle zwei Wochen, am ersten Montag jedes Monats oder jedes Jahr im März und September. Die Aufgaben werden einige Wochen im Voraus automatisch erstellt, mit verantwortlicher Person, Zeitschätzung und Checkliste, und dann wie jede andere Aufgabe eingeplant.
Das Jahresrad
Das Jahresrad zeigt alle wiederkehrenden Aufgaben eines Jahres und wie viele davon in jedem Monat anfallen und wie viel Zeit sie brauchen. Sie können das ganze Unternehmen oder eine einzelne Einheit ansehen, und arbeitsreiche Monate fallen auf, lange bevor sie da sind.
| Wiederkehrende Aufgabe | Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Brandschutzbegehung | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 12 |
| Sicherheitsbegehung | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | ||||||||
| Wartung Gabelstapler | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 6 | ||||||
| Inventur Lager | 1 | 1 | 2 | ||||||||||
| Reinigungsrunde Werkstatt | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 26 |
| Geplante Zeit | 4 h | 2 h | 7,5 h | 2 h | 4 h | 11 h | 4 h | 2 h | 7 h | 2,5 h | 4 h | 11 h | 61 h |
Prozesse mit mehreren Schritten
Arbeit, die jedes Mal gleich abläuft, lässt sich als Vorlage speichern. Sie legen die Schritte fest und wie sie zusammenhängen. Schritte, die auf nichts anderes warten, können parallel laufen.
- Jeder Schritt kann einer Rolle oder der Person zugewiesen werden, die den Prozess startet.
- Änderungen an einer Vorlage betreffen nur Prozesse, die danach gestartet werden.
- Laufende und abgeschlossene Prozesse werden auf einem eigenen Board verfolgt.
Außerdem dabei
Board
Aufgaben wechseln den Status nach festen Regeln. Was auf eine andere Aufgabe wartet, wird automatisch als blockiert markiert.
Nachverfolgung
Ist eine Aufgabe erledigt, kann das System eine Folgeaufgabe vorschlagen. Außerdem gibt es eine Grenze dafür, wie oft etwas verschoben werden darf.
Rundgänge und 5S
Wiederkehrende Rundgänge und 5S-Begehungen werden als eigene Aufgabentypen geführt.
Kennzahlen
Überfällige Aufgaben, der Fluss der Woche und die Verteilung der Last im Team, für das ganze Unternehmen oder pro Abteilung.
Organisation und Ressourcen
Abteilungen und Teams sowie physische Ressourcen wie Räume und Maschinen. Alle können die Oberfläche auf Schwedisch, Englisch, Deutsch oder Norwegisch nutzen.
Anmeldung mit dem Arbeitskonto
Melden Sie sich mit Ihrem Arbeitskonto von Microsoft 365 oder Google Workspace an. Sie können die Anmeldung per Passwort abschalten und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen. Berechtigungen werden pro Rolle vergeben.
Möchten Sie es zum Start testen?
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